بازار آریا - شعیب حسنی* یکی از بزرگ‌ترین چالش‌‌‌های مدیریت زمان، این است که بدانیم کدام کارها را باید خودمان انجام دهیم و کدام کارها را می‌توانیم به دیگران بسپاریم. بسیاری از افراد به‌دلیل نداشتن چارچوبی مشخص، درگیر وظایف کم‌‌‌ارزش می‌‌‌شوند و فرصت‌‌‌های مهم‌تر را از دست می‌دهند. اخیرا کتاب «زمانتان را بازخرید کنید»، اثر «دن مارتل» (به ترجمه حمیدرضا ایرانی، علی عموئی‌اوجاکی، ملیکا نصیر) را مطالعه کردم و به مطلب جالب و موثری در خصوص مدیریت زمان برخورد کردم. در فصل دوم کتاب، در خصوص ماتریس DRIP (که توسط دن مارتل توسعه ‌یافته است)، به‌عنوان ابزاری کاربردی در دستان مدیران برای اولویت‌‌‌بندی وظایف و تصمیم‌گیری درباره واگذاری مسوولیت‌‌‌ها، مطالب مفیدی ارائه می‌شود. این مدل با دسته‌‌‌بندی فعالیت‌‌‌ها به چهار ربع، به شما کمک می‌کند کارهایی را که باید حذف کنید، کاهش دهید، بهبود دهید یا برون‌‌‌سپاری کنید، به‌‌‌وضوح تشخیص دهید.
با استفاده از این رویکرد، می‌توانید بهره‌‌‌وری خود را افزایش دهید، زمان بیشتری برای کارهای استراتژیک داشته باشید و در نهایت رشد شخصی و حرفه‌‌‌ای بهتری را تجربه کنید. دن مارتل در کتاب خود، توضیح می‌دهد که بسیاری از بنیان‌گذاران به‌دلیل وقت گذاشتن روی کارهای اشتباه و بی‌ارزش، نمی‌توانند شرکت‌های خود را رشد دهند و به اهدافشان دست یابند. در عوض، آنها باید از هر منبعی برای خرید زمان خود استفاده کنند و آن زمان اضافی را با فعالیت‌‌‌هایی پر کنند که نه تنها انرژی آنها را تقویت می‌کند، بلکه پول بیشتری نیز برای آنها به ارمغان می‌‌‌آورد.
دن در این کتاب به خوانندگان پیشنهاد می‌دهد با تکمیل آنچه او ماتریس DRIP می‌‌‌نامد، مشخص کنند که چگونه وقت خود را صرف می‌کنند و مهم‌تر از آن، کدام کارهای کم‌‌‌ارزش انرژی آنها را می‌گیرد.
ماتریس DRIP چارچوبی است که به شما این امکان را می‌دهد تا ببینید یک کار از نظر پول و انرژی چقدر ارزشمند است و مطمئن شوید که بیشتر وقت خود را در ربع‌‌‌های مناسب می‌‌‌گذرانید. برای مثال، اگر تمام وقت خود را در قسمت پایین سمت چپ، یعنی ربع واگذاری، سپری می‌‌‌کنید، در حال انجام وظایفی هستید که باید هرچه سریع‌‌‌تر از لیست کارهای شما حذف شوند.
برعکس، اگر وقت خود را به انجام مهم‌ترین کارها اختصاص می‌‌‌دهید - وظایفی که هم انرژی و هم پول برای شما به ارمغان می‌‌‌آورند و کسب و کار را به جلو می‌‌‌برند - در ربع تولید قرار می‌‌‌گیرید. دن توضیح می‌دهد هدف این است که بیشتر وقت خود را در ربع تولید بگذرانید و مقداری از وقتتان را در ربع سرمایه‌گذاری قرار دهید. همان‌طور که اشاره شد، باید وظایفی را که در ربع واگذاری قرار دارند، هرچه سریع‌‌‌تر حذف کنید. حال، بیایید با جزئیات بیشتری به هر ربع نگاهی بیندازیم.
واگذاری (Delegation) : برای شما پول کمی می‌‌‌سازد، اما انرژی زیادی می‌‌‌برد.
ربع واگذاری یا تفویض، شامل وظایف ساده‌‌‌ و دون‌‌‌پایه‌‌‌ای هستند که انرژی شما را تحلیل می‌‌‌برند؛ مانند کارهای اداری، پاسخ‌گویی به ایمیل‌‌‌ها، صورت‌حساب و تنظیم ترتیبات سفر.
برای موفقیت، ضروری است که زمان و انرژی خود را ارزیابی کرده و کارهای کم‌‌‌ارزش را هرچه سریع‌‌‌تر به دیگران محول کنید. این کار به شما امکان می‌دهد بر وظایف با‌‌‌ارزش‌‌‌تر و مهم‌تر تمرکز کنید. به عنوان مثال، دن فرآیند انتقال داده‌‌‌ها را برون‌‌‌سپاری کرد؛ کاری که یک متخصص می‌تواند با کارآیی و دقت بیشتر و هزینه کمتری انجام دهد. با انجام این تلاش‌‌‌های استراتژیک، می‌توانید در زندگی و کسب و کار خود احساس آزادی بیشتری کنید.

جایگزینی‌: (Replacement) برای شما پول‌ساز است، اما انرژی‌تان را می‌گیرد.
ربع جایگزینی شامل وظایف باارزشی است که برای اداره یک کسب و کار ضروری‌‌‌اند، مانند فروش، بازاریابی، مدیریت تیم و حضور در سازمان. برون‌‌‌سپاری این وظایف ممکن است چالش‌‌‌برانگیزتر از وظایف ربع واگذاری باشد، اما همچنان باید آنها را به دیگران منتقل کنید تا به شما کمک کنند به پتانسیل کامل خود برسید.
برخی از کارآفرینان در ربع جایگزینی گرفتار می‌‌‌شوند، زیرا معتقدند باید تمام کارها را خودشان انجام دهند که این می‌تواند به فرسودگی شغلی منجر شود.
دن از «لری»، صاحب یک فروشگاه مواد غذایی موفق، یاد می‌کند. لری در واگذاری وظایفش با مشکل مواجه بود و از اینکه مثل دیوانه‌‌‌ها کار می‌‌‌کرد عذاب می‌‌‌کشید و فکر می‌‌‌کرد اگر خودش کارها را انجام ندهد، هیچ کاری درست انجام نخواهد شد. او در ربع جایگزینی گرفتار شده بود.
دن از لری درخواست کرد برندی را در صنعت خود که به آن احترام می‌‌‌گذارد نام ببرد و به این ترتیب به او کمک کرد تا ببیند مدیران عامل کسب‌وکارهای موفق، بدون کمک دیگران نمی‌توانستند به اندازه کنونی‌‌‌شان رشد کنند.
در این مرحله است که شما به یک دستیار، یک مدیر فروشگاه یا هر جور دست راستی نیاز دارید تا به شما کمک کند.
سرمایه‌گذاری (Investment) : برایتان پول کمی می‌‌‌سازد، اما به شما انرژی می‌دهد.
ربع سرمایه‌گذاری در بخش پایین سمت راست ماتریس DRIP قرار دارد. این بخش شامل فعالیت‌‌‌هایی است که برای رشد شخصی، روابط و توسعه کسب‌‌‌‌و‌کار مهم هستند، اما ممکن است پاداش‌‌‌های مالی فوری نداشته باشند.
نمونه‌‌‌هایی از فعالیت‌‌‌ها در این ربع شامل فعالیت‌‌‌های فیزیکی مانند کوهنوردی، اسنوبرد، دنبال کردن علایق و سرگرمی‌‌‌هایی مانند یوگا، نقاشی یا ساختن هواپیمای کاغذی، وقت گذراندن با خانواده و دوستان، همکاری‌‌‌ داخل صنعت مانند تالیف مشترک کتاب یا انجام مصاحبه پادکستی، توسعه فردی و حرفه‌‌‌ای از طریق مطالعه، شرکت در دوره‌‌‌ها و کنفرانس‌‌‌های آموزشی یا گرفتن مربی کسب و کار است.
دن بر اهمیت داشتن فعالیت‌‌‌هایی در این ربع تاکید می‌کند، زیرا این فعالیت‌‌‌ها روح را تغذیه می‌کنند، خلاقیت را ارتقا می‌دهند و روابطی را ایجاد می‌کنند که ممکن است در آینده برای کسب و کار مفید باشند.
تولید (Production) : برای شما پول‌ساز است و به شما انرژی می‌دهد.
ربع تولید، که در قسمت بالای سمت راست ماتریس DRIP قرار دارد، به اهمیت سرمایه‌گذاری زمان و انرژی شما بر کارهایی اشاره دارد که به شما پول می‌دهند و انرژی‌‌‌تان را افزایش می‌دهند.
انجام این کار چیزی را ایجاد می‌کند که دن آن را «حلقه بازخرید» (Buyback Loop) می‌‌‌نامد که به شما زمان و انرژی بیشتری برای سرمایه‌گذاری در این وظایف می‌دهد و یک حلقه بازخورد مثبت ایجاد می‌کند و در نهایت به افزایش درآمد کسب‌و‌کار منجر می‌شود.
دن مثالی از دوستش کریس می‌‌‌آورد که کارشناس سلامت است و کارش را به عنوان مربی شخصی در یک مکان فیزیکی آغاز کرد و از رسانه‌‌‌های اجتماعی برای جذب مشتریان بیشتر استفاده کرد. اما در نهایت متوجه شد که این فعالیت زمان زیادی از او می‌گیرد.
کریس فردی را برای رسیدگی به آن بخش استخدام و زمان بیشتری را صرف کار با مشتریان کرد. او هوشمندانه زمانش را صرف کارهایی کرد که بیشترین پول را برایش می‌‌‌ساخت و بیشترین انرژی را به او می‌‌‌داد. در نتیجه، تقاضا برای خدمات او افزایش یافت. کریس در نهایت کسب‌وکار خود را به صورت آنلاین تغییر داد و از چند مشتری به درآمد سالانه 1.5 میلیون دلار رسید.
نتیجه‌‌‌گیری
ماتریس DRIP چارچوبی موثر برای اولویت‌‌‌بندی وظایف و تفویض مسوولیت‌‌‌ها ارائه می‌دهد. با دسته‌‌‌بندی وظایف در یکی از چهار ربع این ماتریس، می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام کارها را خودتان انجام دهید و کدام را به دیگران بسپارید. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا زمان و انرژی بیشتری به دست آورید و بهره‌‌‌وری خود را به حداکثر برسانید.
برای تصمیم‌گیری بهتر در مورد تفویض وظایف، محاسبه نرخ بازخرید (Buyback Rate) ضروری است. ابتدا درآمد یا سود سالانه خود را بر 2000 (میانگین ساعات کاری سالانه) تقسیم کنید تا درآمد ساعتی‌‌‌تان مشخص شود. سپس این عدد را بر 4 تقسیم کنید تا نرخ بازخرید شما به دست آید.
از این مبلغ بیشتر برای برون‌‌‌سپاری پرداخت نکنید و از این پس، هیچ کاری را که هزینه واگذاری آن کمتر از نرخ بازخریدتان است و از انجام آن لذت نمی‌‌‌برید، شخصا انجام ندهید. با این روش، زمان خود را برای فعالیت‌‌‌های ارزشمندتر و تاثیرگذارتر آزاد خواهید کرد.
* کارشناس منابع انسانی