بازار آریا - نویسنده: Rebecca Knight مترجم: مریم مرادخانی در طیف گسترده وظایف مدیریتی، نوشتن شرح شغل برای آگهی استخدام احتمالا جایی مابین ارزیابی عملکرد کارمندها و بایگانی گزارش هزینهها قرار میگیرد: یک کار خسته‌‌‌کننده با حس رضایت‌‌‌بخشی کم. اما کارشناسان توصیه می‌کنند دیدگاه خود را تغییر دهید و نوشتن شرح شغل را یک فرصت تلقی کنید. فرصتی برای آنکه به کارجوها نشان دهید چشم‌‌‌انداز، برند و ارزش‌‌‌های سازمان شما چطور با اولویتهایشان همخوانی دارد.
باور نادرست مدیران
نوشتن شرح شغلی ممکن است ساده به نظر برسد اما نیازمند شفافیت و خلاقیت است. از یکسو، باید جزئیات کاربردی مربوط به مسوولیت‌‌‌های روزمره شغل را توضیح دهید و از سوی دیگر باید کاری کنید که توجه استعدادها جلب شود. در واقع کار شما ایجاد هیجان و اشتیاق در کارجوهاست. سوال اینجاست که از کجا باید شروع کنیم؟ چطور شرح شغلی بنویسیم که هم اطلاعات ارائه دهد و هم جذاب باشد؟ چگونه می‌توانیم از دلسرد کردن ناخواسته کارجوها جلوگیری کنیم؟ و در نهایت، چطور از هماهنگی شرح شغل با انتظارات نیروی کار امروزی اطمینان حاصل کنیم؟
کارشناسان چه می‌‌‌گویند؟
اگر مدیر هستید، احتمالا نوشتن شرح شغلی برایتان یک کار خسته‌‌‌کننده و غیرجذاب است. از نگاه مدیران، این کاریست که در لحظه، هیچ حس رضایتمندی و دستاوردی در آنها ایجاد نمی‌‌‌کند. اما کارشناسان می‌‌‌گویند این دیدگاه باید تغییر کند. «تایرون اسمیت» مشاور منابع انسانی و استادیار کالج بووارد از دانشگاه کالیفرنیای جنوبی معتقد است نوشتن شرح شغل، صرفا یک وظیفه طاقت‌‌‌فرسا نیست بلکه فرصتی است برای جذب و استخدام فردی که بتواند ایده‌‌‌های نو با خود بیاورد، استراتژی را پیش ببرد و تیمتان را تکمیل کند. او می‌‌‌گوید: «باید از خود بپرسید این فرد چگونه می‌تواند نیازهای من را در حال و آینده برطرف کند؟»
نوشتن شرح شغل همچنین فرصتی برای بیان این است که چگونه چشم‌‌‌انداز و ارزش‌‌‌های سازمان با اولویت‌‌‌های جویندگان کار همخوانی دارد. «آنتونیو نیتو رودریگز»، نویسنده کتاب راهنمای مدیریت پروژه مجله کسب و کار هاروارد می‌‌‌گوید: «این روزها کار سیال‌‌‌تر شده است. مردم می‌‌‌خواهند آزادی داشته باشند تا مسیر خود را ایجاد کنند. آنها به دنبال فرصت‌‌‌های رشد هستند و خواهان
استقلال و آزادی عملند.» با در نظر داشتن این موارد، در اینجا به شما نشان می‌‌‌دهیم که چطور شرح شغلی بنویسید که با نیازها و اولویت‌‌‌های کارجویان همخوانی داشته باشد و ترغیبشان کند که روی گزینه «ارسال رزومه» کلیک کنند.
با تامل شروع کنید
درست مثل هر تکلیف نوشتاری، این فرآیند نیز با تفکر شروع می‌شود نه با فشردن دکمه‌‌‌های کیبورد و تایپ کردن. ابتدا کاندیدای ایده‌‌‌آل را در ذهن خود مجسم کنید و درباره ویژگی‌‌‌ها، دانش، تجربیات و مهارت‌‌‌هایی که او را به یک گزینه مناسب تبدیل می‌کند فکر کنید. سپس به مسوولیت‌‌‌های کلیدی شغل مربوطه و اهداف کلی آن فکر کنید. و در آخر، خود را جای کاندیدا بگذارید و بپرسید: «چه چیزی این شغل را جذاب می‌کند؟» اسمیت می‌‌‌گوید: «به این فکر کنید که کدام جنبه از سازمان و برند شما ممکن است برای یک کارجو جذاب باشد؟ چه چیزی یک کارجو را نسبت به تجربه کاری در سازمان شما هیجان‌‌‌زده می‌کند؟». رودریگز پیشنهاد می‌کند همکاران را نیز در این فرآیند دخیل کنید. او می‌‌‌گوید: «از آنها بپرسید که دوست دارند یک عضو جدید چه ویژگی‌‌‌هایی داشته باشد. بپرسید که کدام جنبه از شغل و سازمان را دوست دارند.»
بر تاثیرگذاری تمرکز کنید
ممکن است وسوسه شوید که شرح شغل را با فهرست بلندی از وظایف و انتظارات پر کنید اما اسمیت می‌‌‌گوید این کار لزوما باعث جذب نامزدهای بالقوه نمی‌شود.
به جای این کار، بزرگ فکر کنید و تصویر گسترده‌‌‌تر را در نظر بگیرید: نشان دهید که این شغل چطور با استراتژی سازمان ارتباط دارد. این نقش، چگونه برای تیم و کسب وکار ارزش ایجاد می‌کند. بعضی کارجوها به دنبال این هستند که شغل یا سازمانی که در آن کار می‌کنند دارای هدفی فراتر از درآمدزایی باشد و اهداف اجتماعی را نیز دنبال کند. رودریگز پیشنهاد می‌کند برای جذب این کارجویان هدفمند، تاثیر اجتماعی و سازمانی آن شغل را در شرح شغلی بیان کنید.
او می‌‌‌گوید: «به افراد نشان دهید که این شغل چه جنبه‌‌‌های رضایت‌‌‌بخشی برای آنها دارد و در پیشبرد چه هدفی تاثیر دارد. برای مثال، توضیح دهید که این شغل چه نقشی در پیشبرد اهداف پایداری شرکت دارد یا چه کمکی در راستای تعهد سازمان به افزایش تنوع نیروی کار می‌کند. این رویکرد، یعنی تمرکز بر هدف و تاثیرگذاری، ارتباط این شغل و پتانسیلش را در ایجاد تاثیر مثبت برجسته می‌کند.
فرصت‌‌‌های رشد را نشان دهید
رودریگز می‌‌‌گوید بسیاری از کارجویان به‌ویژه جوانان به سازمان‌هایی جذب می‌‌‌شوند که مسیرهای شغلی متنوع یا انواع فرصت‌‌‌های پیشرفت را ارائه می‌کنند. به همین دلیل، او پیشنهاد می‌کند بر امکان رشد و توسعه حرفه‌‌‌ای آن شغل تاکید کنید. این می‌تواند شامل فرصت‌‌‌های آموزشی (منتورینگ و کوچینگ) و همچنین امکان ورود و پیشرفت در حوزه‌‌‌های بازاریابی، فروش، استراتژی و حتی جایگاه‌‌‌های برابر در شرکت‌های شریک باشد.
اسمیت می‌‌‌گوید: «به افراد نشان دهید که مسیر شغلیشان لزوما نباید خطی باشد. هدف شما این است که به کاندیداها اجازه دهید پتانسیل خود را در این شغل و آینده خود را در این سازمان تجسم کنند.»
بر مهارت تاکید کنید نه مدرک
رودریگز می‌‌‌گوید تاکید بیش از حد بر سابقه تحصیلی در شرح شغلی می‌تواند ناخواسته باعث ایجاد سوگیری شود و بسیاری از کارجوهای واجد شرایط را از ارسال رزومه منصرف کند. او توصیه می‌کند برای جلوگیری از این اتفاق، تمرکز خود را از مدرک دانشگاهی بردارید و مهارت‌‌‌ها، تجربیات و سایر گواهی‌‌‌ها و مدارک را در اولویت قرار دهید. اسمیت نیز پیشنهاد می‌کند قابلیت‌‌‌ها و مهارت‌‌‌هایی را که به دنبالش هستید، بولد کنید. این مهارت‌‌‌ها ممکن است از طریق شغل‌‌‌های تمام‌‌‌وقت، کارهای داوطلبانه و پروژه‌‌‌ها به دست آمده باشند (نه صرفا از طریق تحصیل در دانشگاه). او می‌‌‌گوید: «شفاف‌‌‌سازی کنید که در کنار/به جای مدرک رسمی دانشگاهی به دنبال مهارت هستید تا به کارجوها این پیام را بدهید که سوابق متنوع از نگاه شما ارزشمند هستند.» اما یک نکته مهم را فراموش نکنید. از لیست کردن تعداد زیادی از مهارت‌‌‌ها خودداری کنید چون این کار ممکن است کارجوهایی را که حس می‌کنند واجد تمام شرایط نیستند، فراری دهد.
بر آزادی عمل تاکید کنید
داده‌‌‌های یک نظرسنجی نشان می‌دهند که کارکنان بیش از پیش به آزادی عمل در رابطه با زمان، مکان و چگونگی کار کردنشان اهمیت می‌دهند. اگر شغل مربوطه، چنین انعطافی را ارائه می‌دهد حتما آن را ذکر کنید.
اسمیت می‌‌‌گوید: «برای نسل‌‌‌های جوان‌‌‌تر، کار فقط یک مکان فیزیکی نیست بلکه یک وظیفه است که می‌توان آن را در هر جایی انجام داد.» رودریگز نیز می‌‌‌گوید: «افراد علاوه بر انعطاف‌‌‌پذیری، خواستار آزادی در تصمیم‌گیری‌‌‌ها و مالکیت بر کار خود هستند. پس این موارد باید در شرح شغلی شما منعکس شود.» او پیشنهاد می‌کند درباره آزادی عمل و اختیاراتی که در این نقش خواهند داشت صحبت کنید. به جای فهرست کردن وظایفی مانند افزایش تعداد کارکنان یا مدیریت عملیات‌‌‌های روزانه، روی مسوولیت‌‌‌هایی تمرکز کنید که به کارمندها امکان رشد و گسترش تیم، تاثیرگذاری یا توسعه استراتژی‌‌‌های جدید را می‌دهند. او در ادامه می‌‌‌گوید: «درباره دستاوردهایی صحبت کنید که از آنها انتظار می‌رود کسب کنند.»
در انتخاب کلمات دقت کنید
بعضی سازمان‌ها در شرح شغل‌‌‌ها از واژه‌‌‌های پر زرق و برقی مثل «ستاره راک» یا «نینجا» استفاده می‌کنند. اما رودریگز توصیه می‌کند از ادبیات واقع‌‌‌گرایانه‌‌‌تر استفاده کنید. او پیشنهاد می‌کند روی ویژگی‌‌‌هایی که کارجوها دارا هستند تاکید کنید تا مخاطب‌‌‌ها با آگهی شما ارتباط برقرار کنند. از روش بهینه‌‌‌سازی موتور جست‌وجو (سئو) نیز بهره ببرید تا آگهی در معرض دید طیف وسیع‌‌‌تری از کارجوها قرار بگیرد. همچنین از عبارات کلیشه‌‌‌ای و متداولی مثل «کار سخت، تفریح سخت» یا «موفقیت در محیط‌های پرفشار» اجتناب کنید چون این عبارات معمولا زنگ خطری برای کارجو و نشانه یک فرهنگ کاری استرس‌‌‌زا و نامتعادل هستند (یا حداقل کارجو این طور برداشت می‌کند.) اسمیت می‌‌‌گوید: «ادبیاتی که استفاده می‌‌‌کنید باید تعهد شرکتتان نسبت به مسائل مهم مثل تنوع و سهیم‌‌‌سازی را نشان دهد.»
درباره حقوق و مزایا شفاف باشید
رودریگز توصیه می‌کند که تا حد امکان درباره پاداش‌‌‌ها شفاف باشید حتی با این وجود که هنوز بسیاری از سازمان‌ها صحبت از حقوق و پاداش‌‌‌ها را یک تابو می‌‌‌دانند. او می‌‌‌گوید: «پول مهم است اما در بسیاری از شرح شغل‌‌‌ها، بیشتر شبیه یک جعبه سیاه است.» محدوده حقوق و سایر مزایا را صراحتا مشخص کنید. به کارجوها نشان دهید که چطور با افزایش عملکردشان، پاداش‌‌‌های مالی نیز افزایش خواهند یافت تا ترغیب شوند و انگیزه پیدا کنند. مثلا از طریق پاداش مبتنی بر عملکرد یا کمیسیون. همچنین به یاد داشته باشید که شرح شغلی شما در کنار آگهی‌‌‌های رقبا دیده خواهد شد. اسمیت می‌‌‌گوید:«کارجوها شما را در چند سطح مورد ارزیابی قرار می‌دهند، از جمله حقوق، انعطاف‌‌‌پذیری و مزایا و شما را با سطح بازار مقایسه می‌کنند. شفافیت و ارائه مزایای رقابتی قطعا به نفعتان تمام خواهد شد.»
کسل‌‌‌کننده نباشید
و در پایان، یادتان نرود که کمی جذابیت و
انرژی به شرح شغلی خود اضافه کنید. رودریگز می‌‌‌گوید آگهی استخدام شما باید مشارکت مخاطب را جلب کند. او پیشنهاد می‌کند از عناصر چندرسانه‌‌‌ای یا دیجیتالی مثل ویدئو استفاده کنید تا آگهی‌تان پویاتر شود. او می‌‌‌گوید: «کمی روح زندگی به آن بدمید تا جان بگیرد.» برای افزایش دسترسی می‌توانید آگهی را در پلتفرم‌‌‌هایی مثل لینکدین یا خبرنامه‌‌‌ها نیز منتشر کنید. اسمیت می‌‌‌گوید: «خلاق باشید. آدم‌‌‌ها دوست دارند به سازمان‌هایی ملحق شوند که نواندیش و خلاق هستند.» نشان دهید که شرکتتان نه تنها به ذات بلکه از نظر سبک ارائه نیز متمایز از سایر رقباست.
بایدها و نبایدها
به این فکر کنید که کدام جنبه‌‌‌های شغل جذابند و آنها را در شرح شغلی منعکس کنید.
از همکارها درباره ویژگی‌‌‌های مورد نیاز آن شغل و نقاط قوت سازمان نظر بخواهید.
به جای نوشتن لیست بلندی از وظایف، توجه‌‌‌ها را به انعطاف‌‌‌پذیری و آزادی شغل مربوطه جلب کنید
ارتباط شغل مربوطه با استراتژی سازمان و تاثیرات گسترده‌‌‌اش را نشان دهید.
جزئیات مالی را کاملا بیان کنید و از ابهام بپرهیزید.
بیش از حد روی مدرک تحصیلی تاکید نکنید و به جایش، مهارت‌‌‌ها و تجربیات را در اولویت قرار دهید
به جای استفاده از کلمات کلیشه‌‌‌ای و پر زرق و برق، از یک ادبیات واقع‌‌‌گرایانه و معقول استفاده کنید که بر مهارت‌‌‌های مرتبط و قابل درک و تعهدات سازمانتان تاکید کند.
منبع: HBR