بازار آریا - شعیب حسنی * در سازمان‌ها، تغییرات نیروی انسانی امری اجتناب‌‌‌ناپذیر است. این تغییرات می‌تواند شامل تعدیل نیرو در شرایط بحران اقتصادی، اخراج کارکنان به دلایل عملکردی یا استراتژیک و همچنین ترک کار داوطلبانه از سوی افراد توانمند و محبوب باشد. چنین تغییراتی نهتنها بر افرادی که سازمان را ترک می‌کنند تاثیر دارد، بلکه بازماندگان را نیز تحت فشار قرار می‌دهد. این فشار که به عنوان «اثر بازمانده» (Survivor Syndrome) شناخته می‌شود، بر انگیزه، بهره‌‌‌وری و اعتماد کارکنان نسبت به سازمان تاثیر می‌‌‌گذارد.
پیشینه پژوهش‌‌‌ها نشان می‌دهد که اثر بازمانده می‌تواند پیامدهای مختلفی داشته باشد. در دهه1980، زمانی که بسیاری از شرکت‌های بزرگ آمریکایی اقدام به تعدیل نیرو کردند، محققان دریافتند کارکنانی که در سازمان باقی می‌‌‌مانند دچار احساس ناامنی شغلی، کاهش تعهد و افزایش استرس می‌‌‌شوند. این احساسات منفی به کاهش عملکرد، افت همکاری تیمی و حتی افزایش نرخ ترک کار داوطلبانه منجر می‌شود. در واقع، اثر بازمانده می‌تواند سازمان را در یک چرخه معیوب قرار دهد که در آن از دست دادن یک گروه از کارکنان، موجی از نارضایتی و خروج‌‌‌های بعدی را به همراه داشته باشد.یکی از راهکارهای موثر برای کاهش تبعات اثر بازمانده، مدیریت خروج (Offboarding Management) است. فرآیند مدیریت خروج به سازمان‌ها کمک می‌کند جدایی کارکنان را به‌‌‌طور حرفه‌‌‌ای و اصولی مدیریت کنند و اثرات منفی آن را بر بازماندگان کاهش دهند.
این فرآیند شامل اطلاع‌‌‌رسانی شفاف، حفظ احترام و کرامت کارکنان جداشده، حمایت از آنان در مسیر شغلی جدید و برقراری ارتباط موثر با تیم‌‌‌های باقی‌‌‌مانده است. مدیریت خروج نهتنها به کاهش استرس و نگرانی کارکنان کمک می‌کند، بلکه به سازمان نیز اجازه می‌دهد تا در بلندمدت برند کارفرمایی خود را تقویت کرده و فرهنگ سازمانی سالم‌‌‌تری ایجاد کند. در این مطلب، ابتدا به بررسی اثر بازمانده و پیامدهای آن پرداخته و سپس نقش مدیریت خروج در کاهش این اثرات را تحلیل خواهیم کرد. همچنین، راهکارهایی برای تعدیل نیرو به شیوه‌‌‌ای انسانی و موثر ارائه خواهیم داد که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند از بحران‌های نیروی انسانی عبور کنند و نیروی کار خود را حفظ و تقویت کنند.
اهمیت مدیریت خروج در فرآیند تغییرات نیروی انسانی
مدیریت خروج فرآیندی است که تاثیر آن نهتنها بر کارکنان خروجی، بلکه بر بازماندگان سازمان نیز بسیار قابل‌توجه است. این فرآیند تنها به جنبه‌‌‌های اداری محدود نمی‌شود، بلکه فرصت مهمی برای کاهش اثر بازمانده، حفظ برند کارفرمایی و ایجاد زمینه برای همکاری‌‌‌های آینده با کارکنان سابق را فراهم می‌کند و تاثیر زیادی بر پایداری سازمان دارد. مدیریت خروج در دنیای امروز که تغییرات نیروی انسانی و تحرک شغلی امری معمول است، نقش مهمی در حفظ انسجام تیم‌‌‌ها و انتقال مناسب دانش و تجربه‌‌‌ها ایفا می‌کند. برخی از ابعاد مهم مدیریت خروج عبارتند از:
نحوه اطلاع‌‌‌رسانی و شفافیت در ارتباطات: وقتی یک فرد از سازمان خارج می‌شود، نحوه اطلاع‌‌‌رسانی و تعامل در این باره برای حفظ آرامش در تیم‌‌‌های باقی‌‌‌مانده بسیار اهمیت دارد. شفاف بودن در مورد دلایل خروج، چه به‌‌‌طور عمومی و چه به‌‌‌طور فردی با همکاران، می‌تواند نگرانی‌ها و شایعات احتمالی را کاهش دهد و فضای کاری سالم‌‌‌تری ایجاد کند. این شفافیت نهتنها به درک صحیح و پذیرش وضعیت کمک می‌کند، بلکه اعتماد به مدیران و فرآیندهای سازمانی را نیز تقویت می‌کند.
ارائه حمایت‌‌‌های شغلی و روانی: خروج از سازمان، بهویژه در شرایطی مانند تعدیل نیرو یا اخراج، ممکن است برای کارکنان احساسی دردناک و چالش‌‌‌برانگیز باشد. حمایت‌‌‌های شغلی، از جمله مشاوره حرفه‌‌‌ای یا برنامه‌‌‌های حمایتی برای یافتن شغل جدید، می‌تواند به کارکنان کمک کند با این تغییر کنار بیایند. همچنین، ارائه پشتیبانی روانی، مانند مشاوره در مورد احساسات و اضطراب‌‌‌های ناشی از تغییر، به تجربه خروج کمک می‌کند تا به‌‌‌طور انسانی و محترمانه‌‌‌تری صورت گیرد.
تقدیر از کارکنان خروجی: قدردانی از تلاش‌‌‌ها و دستاوردهای فردی کارکنان در هنگام خروج، نهتنها احترام به فرد است، بلکه نشان‌‌‌دهنده ارزش‌‌‌گذاری به تعهدات و زحمات آنها در طول دوره همکاری است. این تقدیر می‌تواند به شکل‌‌‌های مختلف مانند سخنرانی‌‌‌های تشکر، یادبود یا حتی یک نامه رسمی صورت گیرد. این امر همچنین موجب حفظ رابطه مثبت و ارتباطات مستمر با کارکنان سابق می‌شود، که در آینده می‌تواند به فرصت‌‌‌های همکاری مجدد و جذب استعدادها کمک کند.
برنامه‌‌‌ریزی برای انتقال دانش: یکی از چالش‌‌‌های اساسی در فرآیند خروج، انتقال مناسب دانش و تجربه‌‌‌ای است که کارکنان خروجی در اختیار دارند. این انتقال می‌تواند به‌‌‌طور موثر از طریق جلسات آموزشی، مستندسازی یا حتی همکاری با سایر اعضای تیم برای انتقال مسوولیت‌‌‌ها و وظایف انجام شود. جلوگیری از ایجاد شکاف‌‌‌های دانشی در تیم‌‌‌های باقی‌‌‌مانده بسیار حیاتی است؛ زیرا این شکاف‌‌‌ها ممکن است منجر به کاهش کارآیی، بروز اشتباهات و کندی در فرآیندهای کاری شوند.
اثر بازمانده در شرایط تعدیل نیرو و اخراج
در دوران بحران‌های اقتصادی، بسیاری از سازمان‌ها مجبور به کاهش هزینه‌‌‌ها از طریق تعدیل نیرو می‌‌‌شوند. این اقدام اگرچه از نظر
اقتصادی ضروری به نظر می‌‌‌رسد، اما پیامدهای روانی و سازمانی متعددی دارد که ممکن است بر سازمان تاثیرات بلندمدتی بگذارد.
«اثر بازمانده در شرایط تعدیل نیرو» یکی از پیچیده‌‌‌ترین چالش‌‌‌های سازمانی است که باید با دقت مدیریت شود. این اثر نه تنها بر کارکنان خروجی (افرادی که اخراج می‌‌‌شوند) بلکه بر کارکنان باقی‌‌‌مانده (بازماندگان) نیز تاثیرات منفی دارد که می‌تواند به صورت مستقیم بر عملکرد کلی سازمان و روحیه تیم‌‌‌ها اثر بگذارد. در این شرایط، کارکنان باقی‌‌‌مانده ممکن است احساس ناامنی شغلی کنند؛ زیرا با توجه به تعدیل نیروی اخیر، ممکن است تصور کنند که آنها نیز در معرض خطر قرار دارند.
«اخراج کارکنان» به‌‌‌عنوان یکی از تصمیمات دشوار و پرچالش در مدیریت منابع انسانی می‌تواند تاثیرات قابل‌توجهی بر کارکنان باقی‌‌‌مانده و کل سازمان داشته باشد.
اگر این فرآیند به‌‌‌طور صحیح و با برنامه‌‌‌ریزی دقیق انجام نشود، نهتنها بر روحیه کارکنان اخراج‌‌‌شده بلکه بر عملکرد و انگیزه کارکنان باقی‌‌‌مانده نیز تاثیر منفی خواهد گذاشت. کارکنان باقی‌‌‌مانده ممکن است احساس کنند که این تصمیمات به‌صورت غیرعادلانه یا بدون شفافیت گرفته شده‌‌‌اند که در این صورت، اعتماد آنها به مدیریت و فرهنگ سازمانی کاهش می‌‌‌یابد.
پیامدهای تعدیل نیرو و اخراج
تعدیل نیرو و اخراج کارکنان می‌تواند تاثیرات منفی گسترده‌‌‌ای بر سازمان و کارکنان باقی‌‌‌مانده داشته باشد. این پیامدها عبارتند از:
کاهش روحیه و انگیزه کارکنان باقی‌‌‌مانده: یکی از اولین اثرات تعدیل نیرو و اخراج، کاهش روحیه و انگیزه کارکنان باقی‌‌‌مانده است. آنها ممکن است احساس ناامنی کنند و تصور کنند که ممکن است خودشان نیز در معرض خطر قرار گیرند. این احساس بی‌‌‌اعتمادی به امنیت شغلی می‌تواند انگیزه آنها را کاهش دهد و تاثیرات منفی بر عملکرد آنها بگذارد.
افزایش استرس و اضطراب: با کاهش نیروی انسانی، فشار کاری بیشتری به کارکنان باقی‌‌‌مانده وارد می‌شود. افزایش حجم کار می‌تواند منجر به استرس شدید، اضطراب و در نهایت فرسودگی شغلی شود. کارکنان ممکن است نتوانند به‌‌‌درستی از عهده مسوولیت‌‌‌های خود برآیند و این موضوع بر کیفیت عملکرد آنها تاثیر منفی می‌‌‌گذارد.
کاهش اعتماد به مدیریت: اگر فرآیند اخراج یا تعدیل نیرو به‌‌‌طور شفاف و عادلانه انجام نشود، ممکن است کارکنان باقی‌‌‌مانده احساس کنند که سازمان به آنها توجه نمی‌‌‌کند یا در تصمیمات خود شفاف نیست. این احساس بی‌‌‌اعتمادی می‌تواند به کاهش انگیزه و کاهش تعهد نسبت به سازمان منجر شود و روحیه کلی تیم را تضعیف کند.
تضعیف فرهنگ سازمانی: فرآیندهای اخراج و تعدیل نیرو اگر به‌‌‌درستی مدیریت نشوند، می‌توانند فرهنگ سازمانی را تحت‌‌‌تاثیر قرار دهند. کارکنان ممکن است احساس کنند که سازمان به آنها توجه نمی‌‌‌کند و از آنها حمایت نمی‌‌‌کند که این می‌تواند منجر به کاهش وفاداری و اعتماد به فرهنگ سازمانی شود.
بروز شکاف‌‌‌های دانشی: اخراج یا تعدیل نیرو بهویژه زمانی که کارکنان کلیدی یا متخصص از سازمان خارج می‌‌‌شوند، ممکن است منجر به بروز شکاف‌‌‌های دانشی در سازمان شود.
این شکاف‌‌‌ها می‌توانند برای سازمان پرهزینه و مشکل‌‌‌ساز باشند، زیرا کارکنان باقی‌‌‌مانده ممکن است نتوانند به سرعت جایگزین دانش و مهارت‌‌‌های از دست رفته شوند. این اتفاق می‌تواند به کاهش کارآیی سازمان و تاثیر منفی بر عملکرد بلندمدت آن منجر شود.
مدیریت صحیح خروج کارکنان
سازمان‌ها باید برای مدیریت صحیح فرآیند خروج کارکنان، اقدامات دقیقی را در نظر بگیرند تا از اثرات منفی آن کاسته و حتی از این وضعیت به‌‌‌عنوان فرصتی برای بهبود و تقویت روابط سازمانی بهره‌‌‌برداری کنند. به همین منظور، اقدامات زیر توصیه می‌شود:
شفافیت در ارتباطات: ارتباط شفاف و صادقانه با کارکنان، بهویژه در زمان اخراج یا تعدیل نیرو، اهمیت ویژه‌‌‌ای دارد. کارکنان باید از دلایل اخراج یا ترک کار خود مطلع شوند و این توضیحات می‌تواند از بروز نگرانی‌ها و شایعات جلوگیری کند. شفافیت در این فرآیند به مدیران کمک می‌کند به‌‌‌عنوان افرادی توانمند در تصمیم‌گیری‌‌‌های دشوار اما شفاف شناخته شوند و اعتماد کارکنان باقی‌‌‌مانده حفظ شود.
برنامه‌‌‌ریزی برای جانشین‌‌‌پروری: انتقال دانش و مهارت‌‌‌ها به کارکنان باقی‌‌‌مانده یکی از راه‌‌‌های موثر برای کاهش اثرات منفی خروج کارکنان است. ایجاد برنامه‌‌‌های جانشین‌‌‌پروری و آموزش کارکنان برای پذیرش مسوولیت‌‌‌های جدید، موجب می‌شود سازمان از نقص‌‌‌های دانشی جلوگیری کرده و فرآیند تغییرات را به‌‌‌طور روان‌‌‌تری مدیریت کند.
ارائه پشتیبانی و قدردانی از کارکنان خروجی: قدردانی از کارکنان خروجی و ارائه پشتیبانی شغلی به آنها، می‌تواند به بهبود روحیه کارکنان باقی‌‌‌مانده کمک کند. تقدیر از زحمات کارکنان و ارائه کمک در پیدا کردن شغل جدید، مانند مشاوره کاریابی و نگارش رزومه، به کارکنان اخراج‌‌‌شده کمک می‌کند به‌‌‌طور مثبت این مرحله را پشت سر بگذارند و فشار روانی آنها کاهش یابد.
حفظ احترام و کرامت کارکنان اخراج‌‌‌شده: نحوه برخورد با کارکنان اخراجی تاثیر زیادی بر فضای روانی باقی‌‌‌ماندگان خواهد داشت. احترام به کرامت افراد، حتی در هنگام اخراج، باعث می‌شود کارکنان باقی‌‌‌مانده احساس کنند سازمان به کارکنان خود ارزش می‌دهد و با آنها به‌‌‌طور منصفانه برخورد می‌کند. این برخورد محترمانه و انسانی، کمک می‌کند روابط مثبت با کارکنان اخراج‌‌‌شده حفظ شود و فرهنگ سازمانی از آسیب‌‌‌های بیشتر در امان بماند.
مدیریت بار کاری بازماندگان: یکی از بزرگ‌ترین چالش‌‌‌ها پس از اخراج یا تعدیل، افزایش بار کاری بر دوش کارکنان باقی‌‌‌مانده است. وظایف اضافی باید به‌‌‌طور منطقی و منصفانه بین اعضای باقی‌‌‌مانده توزیع شود تا از بروز فرسودگی شغلی و کاهش انگیزه جلوگیری شود. تقسیم مناسب مسوولیت‌‌‌ها و توجه به توانایی‌‌‌های فردی تیم‌‌‌ها، از ضروریات این فرآیند است.
* کارشناس منابع انسانی