چاپ

بازار آریا - نویسنده: Allison Shapira مترجم: زهرا تیرانی مایکل رهبری تیم فروش یک شرکت فناوری معتبر عضو فورچون 500 را بر عهده داشت. او و همکارانش برای ارائه مطالبشان در اتاق کنفرانس شرکت، یا به‌‌‌صورت مجازی از طریق پلتفرم زوم، احساس راحتی می‌‌‌کردند. اما شرکت به دنبال بهتر دیده شدن بود. برای همین مایکل و تیمش مامور شدند با سخنرانی در کنفرانس‌‌‌های بزرگ مختلف، جایگاه شرکت را ارتقا ببخشند و توانایی و رهبری تفکر آن را در صنعتشان به نمایش بگذارند.
مایکل از حضور روی صحنه و «خوردن نور مستقیم پروژکتورها به چشمانش» بسیار مضطرب می‌‌‌شد. نگرانی اصلی او این بود که ذهنش خالی شود و مطالبش را فراموش کند. این پدیده در میان سخنرانان بسیار شایع است. بین سخنرانی در جمع‌‌‌های کوچک و سخنرانی روی صحنه بزرگ تفاوت زیادی وجود دارد. شنیدن صدای خودتان از بلندگوها و قرار گرفتن در موقعیتی بالاتر نسبت به سایرین در حالی که همه نگاه‌‌‌ها روی شما متمرکز شده، آن هم در محیطی ناآشنا، عواملی هستند که شما را از منطقه امن‌‌‌تان بیرون می‌‌‌آورند و منجر به واکنش اضطرابی می‌‌‌شوند که چه در جریان سخنرانی و چه هنگام پاسخگویی به سوالات چالش‌‌‌برانگیز مخاطبان، می‌تواند به صورت خالی شدن ذهن از اطلاعات، خودش را نشان دهد.
پس چه باید کرد تا از بروز این ترس جلوگیری شود؟ پیشنهاد من این است که از یادداشت‌‌‌ها استفاده کنید. پس از سال‌ها تدریس فن بیان عمومی، به خوبی فهمیده‌‌‌ام که یادداشت‌‌‌ها چقدر می‌توانند آرامش‌‌‌بخش باشند و چه تاثیر مثبتی بر ارائه مطالب، به‌ویژه برای کسانی که اولین بار روی صحنه می‌‌‌روند، داشته باشند. نکته کلیدی این است که بدانید چگونه یادداشت‌‌‌های خود را آماده کنید و در هنگام ارائه از آنها به بهترین شکل استفاده کنید.
یادداشت‌‌‌های کوچک بهتر از متن بلند عمل می‌کنند
یادداشت‌‌‌های کوچک که در واقع یک طرح کلی و خلاصه از ارائه شما هستند، با متن کامل که شامل تمام متن سخنرانی به صورت کلمه به کلمه است، تفاوت دارند. یادداشت‌‌‌ها به شما امکان می‌دهند با یک نگاه سریع، موقعیت خود را در سخنرانی پیدا کنید و در عین حال بر مخاطبان تمرکز داشته باشید، در حالی که استفاده از متن کامل شما را مجبور می‌کند بیشتر وقتتان را برای نگاه به پایین و صرف انرژی‌برای خواندن از روی کاغذ یا بدتر از آن، خواندن از روی صفحه کوچک تلفن همراه، تلف کنید. بهترین یادداشت‌‌‌ها، آنهایی هستند که به صورت فهرست‌‌‌وار نوشته شده‌‌‌اند و از عبارات کوتاه 3-4 کلمه‌‌‌ای تشکیل شده‌‌‌اند، نه جملات کامل. توصیه می‌‌‌کنم آنها را روی یک سمت کاغذ، با فونت بزرگ و با فضای سفید کافی پرینت بگیرید. یادداشت‌‌‌ها با اسلاید فرق دارند؛ زیرا اهداف متفاوتی دارند. اسلایدها برای تقویت گفته‌‌‌های شما طراحی شده‌‌‌اند، در حالی که یادداشت‌‌‌ها برای یادآوری گفته‌‌‌های خودتان نوشته می‌‌‌شوند. اسلایدها برای مخاطبان شما آماده می‌‌‌شوند، در حالی که یادداشت‌‌‌ها مختص شما هستند.
چگونه از یادداشت‌‌‌ها به طور موثر استفاده کنیم؟
پس از آماده‌‌‌سازی یادداشت‌‌‌های خود، سخنرانی خود را با صدای بلند تمرین کنید و همزمان از یادداشت‌‌‌ها و اسلایدهایی که در سخنرانی استفاده می‌‌‌کنید، بهره ‌‌‌بگیرید. این تمرین تضمین می‌کند که اطلاعات کافی در یادداشت‌‌‌های شما وجود دارد تا حافظه شما را تحریک کند. اطمینان حاصل کنید که نحوه سخن‌‌‌ گفتن متناسب با زبان و بیان طبیعی شما باشد و بدانید در چه لحظه‌‌‌ای باید به اسلاید بعدی بروید. در روز سخنرانی، هنگام ورود به سالن، یادداشت‌‌‌های خود را جلویتان روی میز سخنرانی یا یک میز کوچک دیگر قرار دهید. من معمولا یادداشت‌‌‌ها را در یک پوشه پلاستیکی ساده و شفاف با خودم می‌‌‌آورم. اخیرا، در حال ارائه یک سخنرانی کلیدی جدید بودم و با وجود تسلط بر موضوع، وقتی می‌‌‌خواستم سراغ نکته بعدی بروم، با مشکل مواجه می‌‌‌شدم. چند بار روی صحنه سخنرانی ذهنم خالی شد. نکاتی که در این شرایط برای من موثر بودند، عبارتند از:
سراغ یادداشت‌‌‌هایتان بروید
وقتی نمی‌‌‌دانید مطلب بعدی کدام است، در حال صحبت به آرامی به یادداشت‌‌‌هایتان نگاه کنید. من معمولا به افراد آموزش می‌‌‌دهم که موقع تغییر بحث، روی صحنه قدم بزنند و سپس برای تاکید بر یک نکته مکث کنند. این تکنیک باعث می‌شود حرکت شما مانند یک زبان بدن هدفمند به نظر برسد.
مکث کنید و نفس عمیق بکشید
حتی اگر زمانی که ذهنتان خالی شد و از نظر جسمی گیجی و اضطراب کردید، نباید آن را به مخاطبان خود منتقل کنید. قبل از رفتن به بخش بعدی سخنرانی خود، چند ثانیه‌‌‌ای به خودتان زمان بدهید. به این شکل به جای اینکه آشفته به نظر برسید، متفکر و عمیق به نظر خواهید رسید.
به‌طور زیرکانه‌‌‌ای آب بنوشید
این یکی از محبوب‌‌‌ترین ترفندهای سخنرانی من روی صحنه است و همیشه یک بطری آب برای همین منظور در دسترس دارم. اگر ذهنم خالی شد، به‌‌‌خصوص هنگام پاسخ به سوالات مخاطبان، با تأمل سر خود را تکان می‌‌‌دهم، جرعه‌‌‌ای آب می‌‌‌نوشم، نگاهی به یادداشت‌‌‌هایم می‌‌‌اندازم و سپس به صحبت ادامه می‌‌‌دهم. ممکن است برای شما واضح باشد که چه کاری انجام می‌‌‌دهید، اما مخاطب به ندرت متوجه آن می‌شود.
اگر نتوانستید به یادداشت‌‌‌ها نگاه کنید، چه؟
قطعا همچنان ممکن است ذهنتان خالی ‌‌‌شود و نتوانید به یادداشت‌‌‌های خود نگاه کنید. گاهی می‌توانید با یک شوخی متواضعانه اعتراف کنید و چیزی مانند این بگویید: «من قرار بود نکته بسیار با اهمیتی را مطرح کنم، اما کاملا از ذهنم پرید! بیایید ادامه دهیم و مطمئن هستم دوباره یادم می‌‌‌آید.» یا می‌توانید برای سوالات مکث کنید: «اجازه دهید در اینجا دست نگه‌‌‌ دارم و ببینم چه سوالاتی دارید، بعد خلاصه آنچه را تا حالا درباره‌‌‌اش صحبت کرده‌‌‌ایم مرور می‌‌‌کنیم.» سعی کنید آرامش خود را حفظ کنید چون اگر شما احساس راحتی داشته باشید، مخاطبان شما نیز احساس راحتی خواهند کرد. به یاد داشته باشید، برای هر سخنرانی سه نسخه وجود دارد: نسخه‌‌‌ای که می‌‌‌نویسید، نسخه‌‌‌ای که ارائه می‌‌‌دهید و نسخه‌‌‌ای که آرزو می‌‌‌کردید ای کاش ارائه می‌‌‌دادید. این سه نسخه به ندرت یکسان هستند. مخاطبان شما انتظار ندارند که بی‌‌‌نقص باشید. هرچند آنها توقع دارند دقیق و آماده باشید، اما طبیعی‌‌‌ بودن شما برایشان اولویت دارد. این طرز فکر باعث می‌شود آرامش داشته باشید و بدانید که نیازی نیست کلمه به کلمه سخنرانی خود را حفظ کنید. مایکل و تیمش برای آمادگی سخنرانی روی صحنه کنفرانس‌‌‌های بزرگ، یک سالن تئاتر محلی را برای یک روز اجاره کردند. آنها یک فیلمبردار آوردند، اسلایدها را روی پرده بزرگی نمایش دادند و تمام روز در حالی که نور مستقیم به چشم‌‌‌شان می‌‌‌خورد، به تمرین سخنرانی پرداختند. ترکیب تکرار و دریافت بازخورد در محیطی امن، باعث شد احساس راحتی کنند و از هم سوالات سخت بپرسند تا به احساس آمادگی برسند. سرانجام آنها با اشتیاق و آمادگی برای فتح صحنه، آنجا را ترک کردند. کارهای زیادی وجود دارد که می‌توانید برای جلوگیری از خالی شدن ذهنتان هنگام سخنرانی انجام دهید. اگر برای مدیریت این مشکل یکسری راهکار در نظر بگیرید، می‌توانید با حفظ آرامش، بر پیام سخنرانی خود تمرکز کنید. به خودتان مهلت دهید، مکث کنید، نفس عمیق بکشید و به صحبت ادامه دهید. و این‌‌‌گونه یک سخنرانی قدرتمند خواهید داشت.
منبع: HBR